Departamento de Manutenção Externa

Ofício Circular N.º 5/DIR/DME/2023

Novos procedimentos para a tramitação de solicitações do DME

Informamos a atualização dos procedimentos adotados na tramitação das solicitações de manutenção do Departamento de Manutenção Externa – DME/PU, que serão observados a partir de 15 de maio de 2023.

Além dos serviços externos como ÁREAS VERDES e nas VIAS do campus, estão sob a coordenação do DME os serviços de DEDETIZAÇÃO e CHAVEIRO, além das oficinas de ALVENARIA, CALCETARIA, CARPINTARIA, MARCENARIA, SERRALHERIA, VIDRAÇARIA, pequenos serviços de PINTURA e pequenos serviços em COBERTURAS.

Para todos os serviços acima relacionados utilizaremos o mesmo procedimento, baseado nas ferramentas disponíveis no SPA para acompanhamento das solicitações (relatórios, prestação de informações etc.) e adequado às nossas possibilidades de atendimento, como segue abaixo:
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PASSO A PASSO

CADASTRAMENTO: (Anexo I)

• No módulo do sistema SPA, deverá ser utilizado o Cadastro de Solicitação Digital.

PREENCHIMENTO DE CAMPOS: (Anexo I)

• Setor Responsável: Favor preencher com o setor interessado/local do atendimento.
• Interessado: Favor preencher com responsável pelo cadastramento ou por receber o pessoal.
• Grupo de Assunto: 351 – Manutenção.
• Assunto: 1646 – Manutenção DME.
• Detalhamento: Basta a descrição clara do serviço pretendido e do local, importante indicar o servidor responsável por receber o pessoal e informações para contato, preferencialmente ramal.
• Prazo em dias: Não interfere na programação dos atendimentos, que são feitos por ordem de chegada, de acordo com a urgência e materiais disponíveis no momento.

ENVIO: (Anexo II)

• Encaminhar para MAN/DME sem marcação de usuário para recebimento. Todos os atendimentos estão condicionados ao envio de solicitação digital, excluídos outros meios como telefone, e-mail, chat ou qualquer outro.

Anexo I

Anexo II

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Observações:

Serviços EMERGENCIAIS, devidamente autorizados pelas respectivas chefias, poderão ser cadastrados durante o atendimento (“serviço EMERGENCIAL em execução…”) ou mesmo após o atendimento (“serviço EMERGENCIAL já executado …”), mas nunca dispensados do registro adequado, para fins de controle/recuperação posterior.

Às unidades que optam pela CENTRALIZAÇÃO DO ENVIO de solicitações, pedimos que haja a devida divulgação interna e que a direção encaminhe documento para a sigla MAN/DME informando o SETOR autorizado a fazê-lo. Este documento será informado ao solicitante quando necessário.

É de responsabilidade do setor solicitante informar no detalhamento as eventuais restrições de HORÁRIOS ou CONDIÇÕES ESPECIAIS de atendimento, assim como garantir o acesso do pessoal aos locais de manutenção. Havendo o deslocamento de equipes/materiais para atendimento sem que seja encontrado responsável/substituto no local, as solicitações poderão ser devolvidas ao solicitante.

Por fim, destacamos que os demais serviços de manutenção prestados por setores vinculados à PU não são alterados por este documento. Os procedimentos se referem apenas às atividades coordenadas pelo DME.